理事会の最初の20分に、コンサルタントのマンション管理士にご挨拶をいただきます。契約は、定期総会で予算獲得後になります。
プレゼンした新木マンション管理士事務所に2023年度の理事会顧問としたい議案を立てる。
| 賛成 | 9 |
| 反対 | 0 |
2023年度議案
- 2023年の雑排水管清掃業者を三和実業にすることを提案
- 2023年に構内白線引き直しを提案
- 2023年にフットライト接地抵抗向上を提案
- 2023年に集会所女子トイレ洋式化を提案
- 規約、細則の改正・制定を提案
- 2023年より6年間、駐車場費から棟別修繕積立金への組み入れを凍結。機械式駐車場の総入れ替え時期による全交換費用の確保のため。
- 2023年の理事会にて、マンション管理士とコンサルタント契約の締結を提案
- 2023年マンション保険の更新を提案
| 賛成 | 9 |
| 反対 | 0 |
2023年度予算
| 1 | 構内白線引き直し | 3,300,000円 |
| 2 | フットライト接地抵抗向上工事 | 3,500,000円 |
| 3 | 集会所女子トイレ洋式化工事 | 460,000円 |
| 4 | 理事、委員の報酬額を考慮した予備費 | 1,380,000円 |
| 5 | コンサルタント年間契約費 | 840,000円 |
| 6 | 規約・細則第３版冊子 | 150,000円 |
| 賛成 | 9 |
| 反対 | 0 |
新マンション総合保険の契約の議案
以下から見積もりを取っている状況。
- 東京海上日動火災保険
- 三井住友海上
- あいおいニッセイ同和損保
- 損保ジャパン
以下の意見が上がった
- 免責金額を高い保険として、保険料を安くしたらよい。
- 現行と同じ契約内容をベースにして、要不要だけを検討すればよい。
- 3月までに内容が予算が決まらないと、2023年度の理事会にて、臨時総会となる。すべてを把握するよりは、理事会の意思決定を明文化して、住民に周知すればよい。
保険予算化担当(盛山副理事)による今後の方針
2023年1月15日にプレゼンいただいたマンション管理士に相談する。相談内容を、理事長に報告する。
規約・細則の改正制定の概要
役員のなり手不足対応
役員資格の範囲を拡大する。外部に居住する組合員まで範囲拡大
防災会の位置づけを明確化
第９条 雑則に防災会設置を明文化
災害時対応の運営を柔軟化
災害時に理事会を開催せずに、理事長権限で資産の一部を保全する事などを明文化
コミュニティ条項
コミュニティ条項が標準管理規約から削除されているので、削除予定であった。説明会では、残すほうがよいのではとの意見もあり、組織改革委員会で検討中
その他規約変更部分
- Web会議システムの明文化
- 暴力団に関する禁止事項を明文化
細則変更点
- 役員、専門委員および防災会幹事の報酬の細則を追加
- 組織改革委員会運営細則の追加
- 防犯カメラ設置及び運用に関する細則の変更
報酬額については、組織改革委員会で検討しています。
管理組合役員選出
理事の選挙を実施します。添付資料を配布予定です。2023年度理事会役員を選出します。
以下の棟は2023年度新役員を選出しなければなりません。
- 1号棟西
- 3号棟
- 4号棟
- 5号棟東
- 6号棟
- 8号棟
新役員には、担当を割り当てます。現状の担当を引き継ぐ場合、空きの担当は以下のとおりとなります。
| 番号 | 担当 | 業務内容 |
|---|---|---|
| 1 | 副理事長 | 通常は2024年度理事長になります。理事長の補佐をおこない、理事長から割り当てられた業務を遂行します。 |
| 2 | 会計 | Excelの操作ができる方がよいです |
| 3 | 総務 | 理事会の書記、総会資料の資料をします。 |
| 4 | 広報 | 管理組合ニュースの原稿作成をします。 |
| 5 | 営繕(建物) | 雨漏り、外構に関するトラブル対応を行います。修理になることが多いので、業者に見積もりを依頼します。 |
| 6 | 幹事 | 理事会が適切に議論を行い、意思決定が明確である事を保証します。総会で、質問があった場合に、正しい議論が行われた事を説明します。 |
各棟の理事の選出
細則には、理事は12名以上17名以下となっている事が定めてあります。申し送り事項は各棟から役員を選出することが望ましいとあります。選出方法は、細則に定めはありません。各棟で定めている棟内規約などに従い選出してください。2年目の理事は、2023年度の理事を推薦していただく事が、理事会の慣例になっております。
2022年理事会引継ぎ事項
- 理事長名義のJCBクレジットカードを作成しました。翌年以降理事長名義のクレジットカードを作成してください。作成手続きは、別途管理事務所に共有します。
- Microsoft Officeのライセンスを理事会、防災会分の契約をしています。Web会議システムの使用が可能です。防災会の18年分の資料がOneDirve(インタネット上で共有されています)にアップロードされています。
- 営繕工事の相見積もりを手続きを標準化しました。管理事務所が手続きをして、複数業者に相見積もりをとれるようになっています。営繕工事は、JSに担当がいるわけではありませんし、JS側も外部業者に見積もりを取って、マージンを取っている状態ですので、管理組合が直接発注できれば、安くなります。
- 構内外灯の自動点灯および消灯に関するする運用を別途資料を用意しました。資料にしたがい運用してください。
- 組織改革委員会は、自治会と理事会の関係について、検討しています。自治会も高齢化などにより縮小している状態です。自治会がなくなってしまった場合に自治会が担っている市役所などとの渉外業務を団地内で対応するかが主な主題です。
- 計画修繕委員会は、機械式駐車場の入れ替えまたは、自走式の拡張について、検討しています。また2024年に給水管、排水管更新、2026年に玄関ドア更新が予定されています。この件についても検討しています。
出席者
| 部屋番号 | 名前 | 役職 | 出欠 |
|---|---|---|---|
| 1－202 | 大橋ひろみ | 会計 | 出席 |
| 1－208 | 川崎靖彦 | 会計 | 欠席 |
| 2－502 | 飯干英雄 | 駐車場 | 出席 |
| 2－306 | 奥真由美 | 監事 | 出席 |
| 3－202 | 千葉智子 | 総務 | 出席 |
| 4－301 | 小川俊之 | 理事長 | Web出席 |
| 5ー302 | 田辺昭仁 | 営繕(建物) | 欠席 |
| 5ー504 | 盛山基公 | 副理事長 | 出席 |
| 6－401 | 平野享 | 副理事長 | 出席 |
| 7ー503 | 佐野俊永 | 植栽 | 出席 |
| 7ー206 | 島宗光雄 | 監事 | 出席 |
| 8ー201 | 畠山泰三 | 広報 | 欠席 |
| 7ー108 | 金 | 相談役 | 欠席 |
理事会などの今後の予定
| 日にち | 開始時間 | 予定 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1月15日(日) | 18:00 | 第367回理事会 | 第29回通常総会の資料作成準備 2023年度理事の各棟の理事の募集 |
| 2月17日(金) | 理事立候補締め切り | ||
| 2月19日(日) | 18:00 | 第368回理事会 | 第29回通常総会資料原案確認 |