369回理事会議事進行について
2023年度理事決めについては、2022年度、2023年度理事、監事に参加いただきます。それ以外の議題については、2022年度理事、監事に参加いただきます。
2023年度理事役割決め
2023年度の新理事には、以下のいずれかの役割を担っていただきます。
| 番号 | 役割 | 業務内容 |
|---|---|---|
| 1 | 副理事長 | 通常は2024年度理事長になります。理事長の補佐をおこない、理事長から割り当てられた業務を遂行します。 |
| 2 | 会計 | Excelの操作ができる方がよいです |
| 3 | 総務 | 理事会の書記、総会資料の資料をします。 |
| 4 | 広報 | 管理組合ニュースの原稿作成をします。 |
| 5 | 駐車場 | 途中入居の駐車場申し込みの確認。正月休み期間の臨時駐車場事前予約対応。駐車場のトラブルに対する指示をします。 |
| 6 | 幹事 | 理事会が適切に議論を行い、意思決定が明確である事を保証します。総会で、質問があった場合に、正しい議論が行われた事を説明します。 |
| 部屋番号 | 名前 | 役職 |
|---|---|---|
| 1－202 | 大橋ひろみ | 会計 |
| 1ー205 | 藤田 | 監事 |
| 2－502 | 飯干英雄 | 営繕(建物) |
| 2－306 | 奥真由美 | 監事 |
| 3－203 | 岡部 | 会計 |
| 4－302 | 大谷 | 駐車場 |
| 5ー103 | 葛西 | 総務 |
| 5ー504 | 盛山基公 | 理事長 |
| 6－502 | 春原稔 | 副理事長 |
| 7ー503 | 佐野俊永 | 植栽 |
| 7ー206 | 島宗光雄 | 副理事長 |
| 8ー503 | 小田 | 広報 |
| 4ー301 | 小川俊之 | 相談役 |
2023年度に新理事になる方の今後の予定
理事会の出席
総会手伝いなどに関する出席
2023年5月14日 18:00より、総会準備を目的とした第371回理事会が開催されます。この理事会に出席をお願いします。
正式出席
2023年6月の理事会より参加ください。2023年5月21日の通常総会にて、理事承認が得られた後に正式に理事になるからです。
通常総会の参加
2023年5月21日 13:00からの通常総会に出席ください。
副理事の2023年4月、5月理事会の参加
副理事は2023年4月、5月の理事会に出席願います。これは、議案事項の理解と議案作成などを認識いただくためです。
2023年度からマンション管理士と顧問契約
2023年度よりマンション管理士と顧問契約の予定です。理事の多くは、今まで全く別の仕事をしていて、管理組合の業務を知らない状態で理事をはじめます。これは時間的拘束に加え、不慣れな業務にい対応するため心的負担を強いられることが多いです。この負担を軽減する目的でマンション管理士と顧問契約を予定しています。マンション管理士には、管理組合の意思決定を相談することができます。事務業務を締結しているJSは、意思決定の相談をすることはできません。あくまで事務的な支援にとどまります。
2023年度計画修繕委員予算
計画修繕委員会予算と以下を計上したい。
| 項目 | 金額 | 用途 |
|---|---|---|
| 計画修繕計画コンサルティング料 | 700,000円 | |
| 計画修繕専門委員会事務費 | 10,000円 | 事務費 |
| 賛成 | 12 |
| 反対 | 0 |
2023年度組織改革委員会予算
組織改革委員会に以下の予算を計上したい。
| 項目 | 金額 | 用途 |
|---|---|---|
| 組織改革委員会事務費 | 10,000円 | 事務費 |
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
2023年度マンション管理士顧問契約予算
理事会の顧問契約として以下の予算を計上したい。
| 項目 | 金額 | 用途 |
|---|---|---|
| 管理組合顧問費用 | 840,000円 | 通常総会議案書支援、理事会資料作成支援 70,000×12 |
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
2023年度役員等報酬予算
以下のとおり、2023年度役員等に予算を計上したい。
| 理事会 | 624,000円 |
| 防火管理者 | 36,000円 |
| 計画修繕専門委員会 | 180,000円 |
| 組織改革委員会 | 156,000円 |
| 防災会 | 312,000円 |
| 役職 | 年間報酬 | 内訳 |
|---|---|---|
| 理事長 | 120,000円 | |
| 副理事長 | 120,000円 | 60,000×2 |
| 会計 | 120,000円 | 60,000×2 |
| 総務 | 48,000円 | |
| 理事 | 144,000円 | 36,000×4 |
| 監事 | 72,000円 | 36,000×2 |
| 合計 | 624,000円 |
| 役職 | 年間報酬 | 内訳 |
|---|---|---|
| 委員長 | 36,000円 | |
| 書記 | 24,000円 | |
| 委員 | 120,000円 | 24,000円×5 |
| 合計 | 180,000円 |
| 役職 | 年間報酬 | 内訳 |
|---|---|---|
| 委員長 | 36,000円 | |
| 書記 | 24,000円 | |
| 委員 | 96,000円 | 24,000円×4 |
| 合計 | 156,000円 |
| 役職 | 年間報酬 | 内訳 |
|---|---|---|
| 書記 | 36,000円 | |
| 会計 | 36,000円 | |
| 幹事 | 240,000円 | 24,000円×10 |
| 合計 | 312,000円 |
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
集会所女子トイレ洋式化業者選定
2023年度自治会補修補助金を利用した集会所洋式化を実施する。エイトコーポレーションに女子トイレの洋式化をお願いしたい。
| 番号 | 業者 | 金額 |
|---|---|---|
| 1 | エイトコーポレーション | 451,946円 |
| 2 | JS | 1,947,000円 |
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
管理規約&細則製本予算
管理規約＆細則の第3版を発行したい。以下の予算を計上したい。
| 項目 | 金額 | 用途 |
|---|---|---|
| 管理規約＆細則製本予算 | 150,000円 | 製本代金 |
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
6月、7月のマンション管理士顧問
マンション管理士との顧問契約において、以下のとおりの契約手順としたい。
- 最初の2ケ月間(6月、7月)、管理士(新木先生、嶋田先生)に理事会に同席いただき契約内容を明確化していただく。
- 契約内容が明確になった8月にマンション管理士と顧問契約をしていただく。
最初の2ケ月間の支払い
以下リンクのとおり、埼玉県分譲マンションアドバイザーの無料派遣制度を活用したい。この手続きは、2023年4月に行いたい。
https://www.pref.saitama.lg.jp/a1107/mansyon-adviser/adviser-haken.html
無料派遣は、管理士と指名できるとのことなので、新木先生を指名したい。
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
JS COM、マンション管理計画認定制度のアンケート入力
JS COM、マンション管理計画認定制度のアンケート入力をお願いします。
大橋理事に依頼した
5月8日以降集会所飲食解禁
コロナ感染症が第5類扱いとなる、5月8日より集会所の飲食を解禁としたい。第5類はインフルエンザと同じ扱い。
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
2022年度理事、2023年度理事の引継ぎ、慰安会
2022年度理事、2023年度理事の引継ぎ・慰安会の代替として、一人2,000円の商品券を2022年度会議から支出したい。
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
2023年5月21日総会後の反省会
5月21日総会終了後に反省会を10分ほど開催したい。500円/人で、飲み物と軽食をだす。写真を撮って、管理組合ニュースに掲載する。これによって、5月8日より、集会所で飲食ができることを、住民に周知したい。
| 賛成 | 12 |
| 反対 |
経過報告
計画修繕委員会連絡事項
長期計画修繕計画見直し
2022年度に長期計画修繕計画の見直しを検討してきたが、機械式駐車場の扱い、駐車場費の棟別修繕積立金への繰り入れの詳細を明確にすることができていない。引き続き2023年度も計画修繕委員会の見直しを実施していきたい。
機械式駐車場の撤廃の検討
機械式駐車場を撤廃する場合、埋め立てによる不足分を確保しておくことをしないと総会決議を取りにくい。不足分については、以下の案を検討する。
- あしあと公園を駐車場にする
- 外部に管理組合として月ぎめ駐車場を契約する
高齢化がすすんでいるので、少し時間が経過すると、免許返納などにより、駐車場に空きがでる可能性もある。
第30回通常総会議案
第30回通常総会にて、第２回長期修繕計画の承認を議案としたい。
組織改革委員会連絡事項
規約改正、細則制定の改訂資料受領
規約改正、細則制定の改訂資料を新木マンション管理士事務所より受領した。
2023年度審議事項
組織改革委員会の発足時の活動目的は、管理組合、防災会、自治会の緊密な連携の模索であった。規約に防災会の設置することを明記された。これは、理事会は防災会との連携をおこなうことを住民が了承した事とすることができる。
自治会については、書面上、理事会との関連が明記されていない。自治会と管理組合との連携について、引き続き模索していく事をおこないたい。
防災会連絡事項
北小校区防災会議に参加
北小校区内の防災会から19名の参加。
北小避難所見学を実施。場所は伊勢原公民館、霞ヶ関北小体育館
非常灯点灯リモコンテスト
各棟非常灯点検リモコンを購入しており、テストした結果、各棟の非常灯は正常に動作した。
防火管理講習会受講
防災会の経費で、防火管理者講習費を支出している。今回、2名の住民が応募し、受講した。
災害時に関する共有事項(小川から)
リバーサイドは、基本的に在宅避難(団地にとどまる)。避難所に向かうのは、戸建ての住民。
リバーサイドが住めなくなるような地震の場合、学校も避難できない被害になる。当団地の住民が避難所に行ってしまうと、本当に避難したい人が入れなくなってしまう。
| 部屋番号 | 名前 | 役職 | 出欠 |
|---|---|---|---|
| 1－202 | 大橋ひろみ | 会計 | 出席 |
| 1－208 | 川崎靖彦 | 会計 | 出席 |
| 2－502 | 飯干英雄 | 駐車場 | 出席 |
| 2－306 | 奥真由美 | 監事 | 出席 |
| 3－202 | 千葉智子 | 総務 | 出席 |
| 4－301 | 小川俊之 | 理事長 | 出席 |
| 5ー302 | 田辺昭仁 | 営繕(建物) | 出席 |
| 5ー504 | 盛山基公 | 副理事長 | 出席 |
| 6－401 | 平野享 | 副理事長 | 出席 |
| 7ー503 | 佐野俊永 | 植栽 | 出席 |
| 7ー206 | 島宗光雄 | 監事 | 出席 |
| 8ー201 | 畠山泰三 | 広報 | Web出席 |
| 7ー108 | 金 | 相談役 | 欠席 |
| 部屋番号 | 名前 | 出欠 |
|---|---|---|
| 1-205 | 藤田 | 出席 |
| 3-203 | 岡部 | 出席 |
| 4-302 | 大谷 | 出席 |
| 5-103 | 葛西 | 出席 |
| 6-502 | 春原 | 出席 |
| 8-503 | 小田 | 出席 |
今後の予定
| 日にち | 開始時間 | 予定 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 3月19日(日) | 18:00 | 第369回理事会 | 2023年度理事の役員決め 総会資料年度末会計を除き完成 |
| 4月3日(月) | 第29回総会資料議案、予算を各戸配布 | ||
| 4月16日(日) | 18:00 | 第370回理事会 | 第29回通常総会事前打ち合わせ |
| 4月17日(月) | 総会資料各戸配布 | ||
| 5月8日(月) | 総会資料印刷 | ||
| 5月12日(金) | 第２回議案質問書受付終了 | ||
| 5月14日(日) | 18:00 | 第371回理事会 | 質問書回答確認 通常総会事前打ち合わせ |